KTU darbuotojų bendravimo el.paštu taisyklės

PATVIRTINTA
Kauno technologijos universiteto vykdomojo direktoriaus
2014 m. rugsėjo 4 d.
potvarkiu Nr. PP-119

KAUNO TECHNOLOGIJOS UNIVERSITETO DARBUOTOJŲ BENDRAVIMO ELEKTRONINIU PAŠTU TAISYKLĖS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Kauno technologijos universiteto (toliau – Universiteto) darbuotojų bendravimo elektroniniu paštu taisyklės (toliau – Taisyklės) reglamentuoja pagrindines tarnybinio etiketo nuostatas, bendraujant elektroniniu paštu, ir nustato reikalavimus elektroninio laiško parašo turiniui ir formai.
2. Taisyklės taikomos:
2.1. Universiteto darbuotojų tarpusavio bendravimui (toliau – vidinis bendravimas);
2.2. Universiteto darbuotojų bendravimui su studentais;
2.3. Universiteto darbuotojų bendravimui su kitomis įmonėmis, įstaigomis, organizacijomis ir institucijomis bei fiziniais asmenimis (toliau – išorinis bendravimas).
3. Universiteto darbuotojai, bendraudami elektroniniu paštu su Universiteto darbuotojais bei kitų organizacijų darbuotojais, taip pat fiziniais asmenimis naudoja elektroninio pašto adresą su plėtiniu ktu.lt.
4. Universiteto darbuotojai, bendraudami elektroniniu paštu su Universiteto studentais atsakydami arba rašydami laiškus, juos siunčia studentams tik Universiteto suteiktais elektroninio pašto adresais su plėtiniu ktu.edu, išskyrus atsakymus į stojančiųjų užklausas, kol jiems nėra suteiktas Universiteto informacinių technologijų sistemų ir paslaugų naudotojo prisijungimo vardas ir elektroninio pašto adresas.
5. Apraše vartojamos sąvokos:
Elektroninio pašto parašas – informacija apie laišką siunčiantį Universiteto darbuotoją.
Informacijos konfidencialumo apsauga – tai užtikrinimas, kad informacija yra pasiekiama tik įgaliotiems, turintiems tam teisę ir poreikį, vartotojams.

II. BENDRAVIMO ELEKTRONINIU PAŠTU PAGRINDINĖS NUOSTATOS

6. Kiekvienas elektroninis laiškas gali būti skirtas keliems adresatams:
6.1. laukelyje „Kam“ (angl. „To“) nurodomi pagrindiniai elektroninio laiško adresatai (tiesioginis laiško priskyrimas), kurie privalo atsakyti į laišką, išskyrus atvejus, kai laiškas yra informacinio pobūdžio;
6.2. laukelyje „Kopija“ (angl. „Cc“) nurodomi adresatai, kurie turi susipažinti su informacija, o atsakyti į laišką prievolės nėra, išskyrus atvejus, kai laiško gavėjas turi svarių argumentų;
6.3. laukelis „Nematoma kopija“ (angl. „Bcc“) naudojamas tais atvejais, kai nenorima atskleisti visų adresatų grupės, pvz., siunčiant kvietimą į konferenciją. Vidiniam bendravimui laukelis „Nematoma kopija“ paprastai nenaudojamas.
7. Visi elektroniniai laiškai turi turėti temą, aiškiai atspindinčią elektroninio laiško turinį. Tema nurodoma laukelyje „Tema“ (angl. „Subject“).
8. Elektroninio laiško tekstas rašomas elektroninio pašto programų numatytuoju stiliumi, šriftu, dydžiu bei spalva, tekstas neatitraukiamas nuo paraštės. Esant techninėms galimybėms naudojamas 11 dydžio juodos spalvos Arial šriftas. Lietuvių kalba elektroninio laiško tekstas rašomas lietuviškais simboliais, išskyrus atvejus, kai to padaryti negalima dėl techninių galimybių.
9. Į elektroninius laiškus turi būti atsakoma per laiško siuntėjo prašomą terminą, o jeigu terminas nenurodytas – paprastai per 1 darbo dieną. Nesant galimybės pateikti prašomos informacijos, elektroninio laiško siuntėjui privalo būti nusiųstas pranešimas nurodant terminą iki kada bus atsakyta arba nurodant, kad tai nėra gavėjo veiklos sritis.
10. Į studentų laiškus, išsiųstus iš ktu.edu pašto, paprastai atsakoma per 2 darbo dienas. Darbuotojas turi teisę neatsakyti į studentų laiškus, išsiųstus naudojant ne oficialius Universiteto elektroninio pašto adresus.
11. Studentai laikomi informuoti, jei laiškai jiems buvo išsiųsti ne vėliau kaip prieš 24 val., išskyrus nenumatytus atvejus (liga ir pan.).
12. Atsakymas į elektroninį laišką siunčiamas naudojant funkciją „Atsakyti“ (angl. „Reply“) arba „Atsakyti visiems“ (angl. „Reply all“) tam, kad būtų išsaugotas susirašinėjimo temos vientisumas ir užtikrinama greitesnė ir patogesnė paieška.
13. Pagrindiniai etiketo reikalavimai elektroninių laiškų tekstui:
13.1. tekstas turi būti glaustas, aiškus, be rašybos klaidų ir atitinkantis kalbos stiliaus reikalavimus;
13.2. nevartoti didžiųjų raidžių, išskyrus vartoseną sakinio pradžioje, tikrinius pavadinimus ir kitais reglamentuotais atvejais;
13.3. saikingai vartoti ženklus, kurie pabrėžia balso toną. Rekomenduojama visiškai atsisakyti įvairių šypsenėlių;
13.4. saikingai vartoti humoro frazes;
13.5. nevartoti įžeidžiančių ir žeminančių frazių ir apibūdinimų.
14. Visuose elektroniniuose laiškuose siunčiamuose iš elektroninio pašto adreso su plėtiniu ktu.lt privalomas šiuo dokumentu patvirtintas elektroninio pašto parašas, išskyrus atvejus, jeigu susikurti parašo negalima dėl ribotų techninio įrenginio galimybių.
15. Elektroniniuose laiškuose siunčiamuose iš elektroninio pašto adreso su plėtiniu ktu.lt gali būti naudojamas prierašas apie siunčiamos informacijos konfidencialumą.

III. ELEKTRONINIO PAŠTO PARAŠAS

16. Elektroninio pašto parašo pagrindinė funkcija – informuoti laiško gavėją apie laišką siunčiantį Universiteto darbuotoją.
17. Kiekvienas Universiteto darbuotojas gali susikurti kelis, pvz., skirtingomis kalbomis ar skirtingų darbinių pareigų, elektroninio pašto parašus. Darbuotojas gali susikurti dvikalbį parašą (lietuvių ir anglų kalba). Viename paraše nerekomenduojama nurodyti kelias asmens pareigybes. Paraše gali būti nurodytas darbuotojo mokslinis laipsnis.
18. Taisyklių prieduose pateikiami pavyzdžiai lietuvių ir anglų kalbomis. Pagal pateiktus pavyzdžius kuriantis parašą kitomis kalbomis naudojama angliška logotipo versija.
19. Elektroninis pašto parašas gali būti ilgasis arba trumpasis. Iniciatyviniame laiške arba pirmą kartą atsakant į laišką, naudojamas ilgasis parašas, o tęsiant susirašinėjimą – trumpasis parašas.
20. Ilgojo elektroninio pašto parašo pavyzdys lietuvių, anglų kalbomis ir dvikalbis (lietuvių ir anglų kalbomis) pateikiamas Taisyklių 1 priede.
21. Darbuotojas turi teisę naudoti savo padalinio logotipą, tokiu atveju ilgojo elektroninio pašto paraše atskiroje eilutėje rašomas ir visas Universiteto pavadinimas virš adreso (2 priedas).
22. Trumpojo elektroninio pašto parašo pavyzdys lietuvių ir anglų kalbomis pateikiamas Taisyklių 3 priede.
23. Elektroninio pašto parašuose, suderinus su Rinkodaros ir komunikacijos departamentu, gali būti naudojamas reklaminis skydelis (angl. baner).
24. Jeigu darbuotojas yra padalinio vadovas, tai pozicijoje nurodomas visas pavadinimas, pvz.: Dokumentų valdymo skyriaus vadovas. Jeigu darbuotojas neužima vadovaujančios pozicijos, tai nurodomos pareigos be skyriaus pavadinimo, pvz.: administratorius.

IV. PRIERAŠAS APIE SIUNČIAMOS INFORMACIJOS KONFIDENCIALUMĄ

25. Prierašo apie siunčiamos informacijos konfidencialumą paskirtis – siekis, kad informacija disponuotų tik tam teisę turintys asmenys.
26. Prierašo apie siunčiamos informacijos konfidencialumą lietuvių ir anglų kalba pateikiami Taisyklių 4 priede.

V. AUTOMATINIS PRANEŠIMAS APIE DARBUOTOJO NEBUVIMĄ DARBE

27. Darbuotojui atostogaujant ar esant ilgesnėje nei 1 dienos komandiruotėje, elektroniniame pašte privalo būti nustatytas automatinis pranešimo lietuvių ir anglų kalbomis apie jo nebuvimą darbo vietoje režimas, būtinai nurodant pavaduojantį asmenį ir jo kontaktus. Jeigu darbuotojas ilgesnės nei 1 diena komandiruotės metu skaito elektroninį paštą ir vykdo funkcijas pagal elektroniniuose laiškuose suformuotus pavedimus, tai automatinis pranešimas nenustatomas.
28. Pranešimo tekstas lietuvių ir anglų kalba pateikiamas Taisyklių 5 priede.

VI. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

29. Šios taisyklės keičiamos arba pripažįstamos netekusiomis galios vykdomojo direktoriaus potvarkiu.

Taisyklių priedai